Zarządzanie zleceniami i magazynem

Dokument opisuje (w ograniczonym zakresie) proces nadzoru nad realizacją procesu konstrukcyjnego z wykorzystaniem modułów zleceń pracy, zamówień i dostaw oraz obrotu magazynowego.

Celem jest umożliwienie nadzoru nad dostawami elementów na budowę, weryfikację kompletności materiałów do wykonywania poszczególnych zadań oraz dystrybucja tych materiałów bezpośrednio na budowie. Dodatkowo pracownicy wykonujący prace zlecone za pomocą zleceń pracy rejestrują informacje controllingowe takie jak aktualny status zadania, osoby realizujące prace (dla pracy brygadowej) oraz przepracowane godziny nad danymi zadaniami.

Realizacja tego zadania może być wykonana następująco:

Po imporcie danych do systemu dostępne one są w widoku zleceń pracy. Zlecenia dostępne są w sekcji "Struktura pracy" w głównym menu aplikacji. System może przestawiać dane zleceń w kilku widokach: listy płaskiej, drzewa zadań, kalendarza lub mapy z wizualizacją miejsc realizacji zadań.

Lista zleceń przedstawia wszystkie zadania w systemie płasko (bez uwzględnienia powiązania między zadaniami). Widok taki + dostępne filtrowanie może pozwolić na szybkie wyszukanie interesujących nas zleceń i operację na nich.

Widok drzewa przedstawia widok zleceń ułożony w formie struktury zależności. Jeśli podczas importu/tworzenia zleceń pracy powiążemy je ze sobą, to możemy przedstawiać je w formie drzewka i łatwiej nawigować pomiędzy coraz to bardziej szczegółowymi zadaniami.

Filtr wyszukiwania oraz dane mogą być dostosowane do aktualnych potrzeb. System pamięta ustawienie tych danych w danej sesji logowania i przywraca je przy każdym wejściu do widoku.

Dla każdego zlecenia w widoku zbiorczym dostępne są operacje kontekstowe. Dostępne są one przez przycisk "MENU" (trzy poziome kreski). Zaznaczenie wielu elementów pozwoli na wykonanie operacji masowej tj. dla wszystkich zaznaczonych elementów.

Wykonanie dowolnych operacji (zmiana stanu, przypisanie itp.) pozwala na szybkie modyfikowanie i operowanie na danych. Widok po wykonaniu takich czynności modyfikuje swoje informacje oraz kolorowanie kolumn.

Dla zleceń pracy dostępne są również dwie dodatkowe dynamiczne kolumny tj. takie, których dane obliczane są na bieżąco. Te kolumny to postęp zleceń podrzędnych oraz dostępność elementów na magazynach.

Po wejściu do szczegółów zlecenia pracy (przycisk lupki w liście zleceń pracy) otrzymujemy widok szczegółowy zlecenia, wszystkie parametry oraz powiązane dokumenty i operacje. Jednym z widoków jest widok planów materiałowych dostępny w zakładce "Plany". W niej znajduje się lista materiałów niezbędnych do wykonania danego zlecenia pracy. System dodatkowo wskazuje czy do danego zlecenia były przypisane zamówienia, dostawy i jaki jest aktualny stan danego materiału na magazynie.

Za pomocą tego interfejsu możemy również automatycznie wygenerować zamówienie do dostawcy na dostawę elementów. System umożliwia utworzenie nowego zamówienia lub dodanie elementów do istniejącego zamówienia, które jest w stanie "Utworzone".

Po utworzeniu zamówienia przechodzimy do operacji zamówień i dostaw.

Po wygenerowaniu z planu materiałowego listy do zamówienia i wybraniu akcji utworzenia zamówienia wyświetlana jest formatka zamówienia. W niej możemy wybrać dostawcę oraz wypełnić inne pola. Można również dodać dodatkowe elementy nie określone w planach materiałowych.

Po utworzeniu zamówienia i jego zapisaniu przechodzi ono w stan "Gotowe" i może być dalej przetwarzane. Zamówienie pojawia się w liście zamówień.

Po wybraniu szczegółów zamówienia system przestawia informacje o nim, ilości zamówione oraz informacje dotyczące zadeklarowanych i sprawdzonych dostaw.

Gdy dostawa do zamówienia jest realizowana i w transporcie, w systemie należy wygenerować taką dostawę. Można to zrobić ręcznie z interfejsu desktop, można to zrobić z interfejsu mobilnego lub może to zrobić sam dostawca przez portal dostawcy.

Utworzenie dostawy przez interfejs desktop spowoduje utworzenie dokumentu dostawy na podstawie deklaracji zamówienia lub pustej dostawy, którą potem można ręcznie wypełnić lub zaimportować dane z dodatkowego arkusza excel.

Po zatwierdzeniu dostawy domyślnie pojawia się ona w stanie "W załadunku". Jeśli użytkownicy systemu są obecni podczas załadunku, to za pomocą interfejsu mobilnego można przeprowadzić sprawdzenie i weryfikację załadunku również z wykorzystaniem kodów kreskowych/QR identyfikujących materiały. Jeśli nie ma takiej możliwości/potrzeby potwierdzamy transport (czy to z interfejsu mobilnego, czy z desktop zmieniając stan na "W transporcie").

W tym momencie system umożliwia realizację sprawdzenia dostawy bezpośrednio na budowie. Można to również wywołać za pomocą interfejsu desktop poprzez wywołanie odpowiednich operacji z menu kontekstowego.

Wykonanie sprawdzenia dostawy umożliwia sprawdzenie ilości, kompletności oraz zarejestrowanie reklamacji/zdjęć do zrealizowanej dostawy.

Po zatwierdzeniu sprawdzenia system generuje informacje niezbędne do wprowadzenia dostawy na magazyn.

Przeniesienie na magazyn jest dostępne w interfejsie mobilnym ale również w akcji kontekstowej dostawy.

Po wybraniu tej operacji określamy numerację dokumentu (można wybrać z automatycznego licznika, skopiować z dokumentu dostawy lub określi ręcznie) oraz rzeczywistą datę wprowadzenia elementu na magazyn.

Po zatwierdzeniu operacji dane są zapisywane i stan magazynowy się zwiększa o ilości dostarczone danym dokumentem.

Dodatkowo tworzone są odpowiednie dokumenty magazynowe (w tym przypadku przyjęcie zewnętrzne).

Po realizacji dostawy system automatycznie aktualizuje ilości i dostępność elementów w zleceniach pracy. Po wyświetleniu listy planów materiałowych system przestaje kolorować ilość elementów gdy ilość na magazynie co najmniej odpowiada zapotrzebowaniu. Widoczne jest w liście zleceń pracy i zaznaczeniu kolumny "Kompletne" jako zrealizowane.

Po wyświetleniu listy planów materiałowych mamy również informację o kompletności materiałów. Można oczywiści widok filtrować zgodnie z kategorią itp.

System w tym miejscu umożliwia wygenerowanie rezerwacji danych elementów na magazynie. Dostępne jest to przed dedykowany przycisk "Rezerwacja"

Po jego wybraniu i zatwierdzeniu system automatycznie generuje dokumenty rezerwacji na magazynach. Potwierdzeniem jest komunikat o utworzeniu takich dokumentów. UWAGA. Pomijane są elementy niedostępne na magazynach.

Lista rezerwacji dostępna jest w widoku dokumentów magazynowych. Po wejściu do tych dokumentów jasno widoczny jest komunikat o rezerwacji. Stany magazynowe nie są zmniejszone, ale pojawia się dodatkowa ilość w kolumnie "Rezerwacja".

Zatwierdzenie dokumentu magazynowego (lub operacja wydania go przez interfejs mobilny) zmienia stan dokumentu na zatwierdzony i stany magazynu są odpowiednio aktualizowane.

Stan magazynu po wydaniu odpowiada rzeczywistości. Elementy o ilości 0, które posiadają swoją historię na danym magazynie nie są ukrywane.

Dodatkową operację, którą możemy wykonać jest aktualizacja stanu zamówień. System nie oznacza zamówień jako kompletne na podstawie dostaw, gdyż jest to mocno zależne od rzeczywistych operacji na budowie. Może się zdarzyć tak, że zamówienie zostanie przekroczone lub niedokończone ale nie będzie już realizowane. System pozwala na automatyczne zamknięcie zamówień, które są w 100% kompletne za pomocą dodatkowej operacji na liście zamówień.

Interfejs mobilny dostępny jest w aplikacji po uruchomieniu jej z aplikacji AMAGE Shell lub przez przeglądarkę internetową na takim urządzeniu.

Po włączeniu aplikacji mobilnej przedstawiany jest ekran startowy z przyciskami szybkich akcji. Przyciski są konfigurowalne w sekcji systemu. Pozwalają na szybki dostęp do danych od razu po wejściu do systemu.

Pozostałe sekcje aplikacji mobilnej są dostępne w menu dostępnym w górnej części aplikacji.

Rejestracja zleceń polega na przejściu do widoku zleceń pracy. W tym widoku pokazywane są TYLKO zlecenia przypisane do aktualnej zalogowanej osoby. Można je filtrować zgodnie z widocznymi filtrami. Dodatkowe opcje wyszukiwania dostępne są pod przyciskiem filtru.

W widoku dostępny jest przycisk (PLAY/STOP) który pozwala na szybkie rozpoczęcie pracy nad zleceniem lub jego zatrzymanie (Pauzę). Po wybraniu startu zlecenia pojawia się okno z możliwością wpisania osób uczestniczących w danej pracy.

Podczas pauzowania zlecenia pojawia się dodatkowo miejsce na wpisanie przepracowanych godzin oraz komentarz. Godziny/minuty są automatycznie uzupełniane o rzeczywisty czas od rozpoczęcia danego zlecenia. Użytkownik ma zawsze możliwość ręcznej korekty tej danej.

Aby zakończyć zlecenie należy przejść do jego szczegółów (klikając na nim w liście zleceń) i wybierając operację "Zakończ". Wywoła ona taki sam dialog jak przy zatrzymania zlecenia ale docelowo zmienia stan na "Zakończone".

W widoku szczegółów zlecenia mamy dostęp dodatkowo do innych informacji/operacji takich jak załączniki (dokumentacja) itp.

Po zakończeniu czynności zlecenie jest automatycznie odpowiednio oznaczone w liście zleceń w interfejsie desktop.

W szczegółach zlecenia pojawiają się informacje o czasie przepracowanym, godzinach, osobach uczestniczących itp.

Interfejs mobilny sprawdzenia dostawy dostępny jest w sekcji "Dostawy". Lista dostaw domyślnie przedstawia tylko dostawy, które są w trakcie realizacji (załadunek, transport). Dostęp do zamkniętych dostaw jest możliwy poprzez wybranie akcji filtra danych.

Szczegóły dostawy przedstawiają wszystkie informacje realizujące dostawę. Dostępne są również przyciski sprawdzenia dostawy (jeśli jest w transporcie) lub załadunku jeśli jest w odpowiednim stanie.

Sprawdzenie dostawy pozwala na określenie ilości dostarczanych elementów, usunięcia braków, zgłoszenia reklamacji (ilościowej, jakościowej), dołączenia zdjęć i podpisów elektronicznych.

Zatwierdzenie sprawdzenia automatycznie zmienia stan dostawy na "Dostarczony".

Stan magazynu w interfejsie mobilnym dostępny jest w dedykowanej sekcji aplikacji. Przedstawia on aktualny stan magazynu. Za pomocą selektora można szybko wybrać elementy, na których będzie wykonywana operacja wydania. Operacje wydania (Znak -) oraz przyjęcia (Znak +) dostępne są w górnej części widoku.

Wywołanie widoku z magazynu wyświetla okno wydania. Można w nim określić elementy wydawane, określić ich ilości, dodać z magazynu ręcznie lub poprzez skan kodu przypisanego do danego typu elementu. Możemy również określić odbiorcę materiału, docelowe zlecenie pracy oraz miejsce zużycia.

Zatwierdzenie dokumentu zamyka go, zmienia stan magazynowy. Nie ma dalszej możliwości edycji tego dokumentu.

Lista wszystkich dokumentów magazynowych dostępna jest w osobnej sekcji aplikacji. Za pomocą przycisku "Rez." możemy wyświetlić wszystkie dokumenty rezerwacji.

Przejście do szczegółów dokumentu magazynowego pozwala na podgląd tego dokumentu a w przypadku rezerwacji na wejście do edycji dokumentu (realizacji wydania).