Importowanie kompleksowe dokumentów dzierżawy

Wstęp

System zarządzania dzierżawami ma możliwość importowania danych z systemów zewnętrznych. Zwykle są to dokumenty od dostawcy, który nie posiada możliwości integracji danych poprzez kanały elektroniczne EDI ani też nie ma możliwości/zasobów aby wprowadzać dane do systemu za pomocą udostępnionych Portali Klienta. W takim przypadku istnieje możliwość importu kompleksowego danych dotyczących obrotu magazynowego za pomocą uniwersalnych importerów.

Importery te pozwalają na import danych i utworzenie kilku niezbędnych obiektów. W tym przypadku opisujemy import dokumentów handlowych (dostaw, zwrotów). Zwykle w takim przypadku powstaje kilka obiektów w systemie: Zamówienie, Dostawa, Dokument magazynowy a następnie aktualizowany jest stan wybranego (docelowego) magazynu. Taki sam proces jest zarówno dla dokumentów zwrotu jak i dla dokumentów dostaw.

W tym dokumencie opisujemy sposób zamiany przykładowego dokumentu dostarczonego przez dostawcę do formatu akceptowanego przez importer a następnie przeprowadzenie docelowego importu.

Modyfikacja dokumentów źródłowych

Dokument źródłowy zawiera informacje przedstawione w inny sposób niż oczekiwany przez importer szablon. Docelowy dokument posiada następujące dane.

Rysunek 1. Docelowy dokument

Dodatkowo aby odpowiednio został przypisany do konta rozliczeniowego/magazynu powinien posiadać odpowiedni numer konta. W tym celu należy skorzystać z konfiguracji systemu i w przypadku importowania dokumentów wskazać, do którego konta dany dokument należy. Konta/elementy konstrukcyjne mogą być importowane za pomocą innego importera, który zawiera informacje o tych danych (nie leży to w zakresie tego samouczka).

Rysunek 2. Lista elementów konstrukcyjnych

W celu odpowiedniego zaksięgowania dokumentów należy podać konto. Konto jest powiązane z odpowiednim miejscem składowania w magazynie (obiekcie). W przypadku systemu do zarządzania dzierżawami te powiązania tworzą się automatycznie w momencie utworzenia nowego elementu konstrukcyjnego/zlecenia. W pozostałych przypadkach należy utworzyć takie powiązanie ręcznie.

Źródłowy dokument zawiera zbiorcze informacje o dokumentach i stanach magazynowych przedstawione w formie kolumn.

Rysunek 3. Źródłowy dokument

Wykonujemy kilka czynności aby doprowadzić dokument do formatu docelowego. UWAGA. Osoby zaawansowane w edycjach arkuszy kalkulacyjnych na pewno znajdą bardziej efektywne sposoby otrzymania wyniku końcowego.

Rysunek 4. Usuwamy wiersze, które nie zawierają ilości > 0

Rysunek 5. Pozostały materiał grupujemy po typie zmiany/dokumentu

Rysunek 6. Dzielimy na poszczególne dostawy w rzędach

Rysunek 7. Gotowa lista o odpowiednim formacie przygotowana do transferu

W ilościach materiału nie ma znaczenia znak liczby w przypadku dostaw/zwrotów. System automatycznie to przelicza i JEDYNĄ kolumną, która określa typ dokumentu jest pole KIERUNEK, które może mieć wartość albo DOSTAWA albo ZWROT.

Rysunek 8. Przenosimy ją do docelowego miejsca w arkuszach (arkusz nr 3)

Gotowy plik wykorzystujemy do importu danych do systemu.

Przykładowy szablon importu znajduje się tutaj: attachment$construction_import_lease_complex_ex1.xlsx

Import danych do systemu

Przechodzimy w sekcji konfiguracyjnej systemu do importu danych.

Rysunek 9. Menu importu

W liście Dzierżawy otrzymujemy możliwe do importu elementy kompleksowe. Wybieramy Transport (Zamówienie, Dostawa, Dokumenty).

Rysunek 10. Elementy możliwe do importu

Możliwe do importu dane:

Typy elementów (kompleksowo) - importowane zgodnie z przykładowym szablonem importu z arkusza nr 1
Transport( zamówienie, dostawa, dokumenty) - dokumenty dostaw importowane z arkusza nr 3
Zlecenia pracy (konstrukcje/AKK) - struktura projektu, podział na obiekty/elementy konstrukcyjne wykorzystując zlecenia pracy - arkusz nr 2
Plany zleceń pracy (elementów konstrukcyjnych) - lista materiałowa dla poszczególnych elementów konstrukcyjnych - arkusz nr 4

Import transportów (Zamówienie, dostawa, dokumenty magazynowe)

Import przebiega standardowo i jest opisany w głównej dokumentacji oraz szeregu innych samouczków. Postęp realizowany jest następująco:

Wybieramy plik do importu. Wgrywamy opracowany przez nas plik XLS.

Rysunek 11. Wybór pliku

Proces importu przebiega standardowo. Aby rozpocząć import danych wybieramy akcję Wykonaj

Rysunek 12. Proces importu

Testowe uruchomienie. NIE IMPORTUJ DANYCH - włączenie tej opcji spowoduje brak zapisu danych w systemie.
Wykonaj - wykonanie importu
Wyczyść log - wyczyszczenie logów z zawartego tam tekstu

Wynik importu jeśli jest poprawny to pasek postępu zmieni kolor na zielony.

Rysunek 13. Wynik poprawnego importu

W podsumowaniu otrzymujemy informacje dotyczące ewentualnych problemów.

Możliwe problemy:

nie znaleziono konta rozliczeniowego istniejącego w systemie
nie można w asortymencie w systemie znaleźć podanego kodu zamówieniowego
błędne formatowanie danych np. w polu dotyczącym wartości wpisane pole tekstowe nie dotyczy lub n/a

Rysunek 14. Podsumowanie

Wynik końcowy

Po imporcie takich danych otrzymujemy utworzone odpowiednio:

Dokumenty zamówień, które są zrealizowane
Powiązane z nimi dokumenty dostaw, które są już sprawdzone i zrealizowane
Powiązane z nimi dokumenty magazynowe - przyjęcie/wydanie
Zaktualizowany stan magazynu zgodnie ze stanem wynikającym z zaimportowanych dokumentów.

Rysunek 15. Dokumenty w systemie

Gotowe ! Za jednym importem utworzono wszystkie niezbędne dokumenty i zaktualizowano stan magazynu.

Howto powstało na bazie wersji systemu 1.21.0.0 (03.2023) oraz przedstawia funkcje, które mogą nie być dostępne w Twoim systemie. Zapytaj AMAGE o udostępnienie tej funkcjonalności.

Ze względu na ciągły rozwój systemu niektóre ekrany lub pliki konfiguracji mogą wyglądać nieznacznie inaczej, ale zachowają nadal pełną funkcjonalność tutaj opisaną. Nie wpływa to na zasadnicze funkcje opisywane w tym dokumencie.