Finanse - kontroling i analiza finansowa

Dokument opisuje moduł controllingowy w systemie AMAGE. Może być on wykorzystany do planowania i kontrolowania przepływów finansowych w ramach danej organizacji. Za pomocą modułów finansowych (faktury) oraz dostaw (zamówienia, dostawy) możemy w łatwy sposób dostarczać informacji o kosztach działalności. Moduł controllingowy dodając mechanizm planowania finansów w aspekcie kontowym oraz zadaniowym pozwala na monitorowanie bieżącego działania przedsiębiorstwa.

W systemie istnieje kilka elementów, pozwalających na realizację tej funkcjonalności, te moduły/obszary to:

Dokument wskaże pełne możliwości w zakresie definicji zarówno planu controllingowego w wymiarze kontowym ale również w wymiarze zadaniowym. Od użytkownika zależy wykorzystanie tych funkcji i możliwości.

Dostęp do modułu kontrolingowego uzyskujemy w menu głównym Finanse.

Kontroling kontowy pozwala na monitorowanie planów finansowych względem kosztów i planów zakupowych w kontekście kont kosztowych. Dane te powiązane są z pozostałymi modułami dotyczącymi finansów oraz zamówień/dostaw.

Po wybraniu akcji z głównego menu zostaniemy przekierowani do głównego widoku danych kontrolingowych. Dane te są przedstawiane w dwóch aspektach - danych kontrolingowych względem kont kosztowych oraz danych kontrolingowych względem zleceń pracy.

Dane te przedstawiane są w widoku tabelarycznym z podziałem pionowym na poszczególne miesiące danego roku. Wymiar poziomy uwzględnia wszystkie aktywne konta kosztowe, które zostały zdefiniowane dla danej aplikacji i które są uwzględnione w rozliczeniach kontrolingowych.

Dane dla każdego konta w podstawowym widoku przedstawiane są w zakresie różnicowym tj. przedstawiają wynik finansowy dla tego konta tj. różnicy pomiędzy planem finansowym a rzeczywistymi kosztami zarejestrowanymi dla tego konta. Po rozwinięciu otrzymujemy dodatkowe informacje z podziałem na poszczególne źródła - plan finansowy oraz poszczególne składniki kosztów tj. faktury oraz zamówienia.

Podział na dane dla każdego konta kosztowego: * Wymiar ogólny (wynik) - ogólny wynik finansowy (różnica planu vs koszty) * Plan - plan finansowy dla danego konta w ujęciu miesięcznym * Faktury - zarejestrowane faktury na dane konto kosztowe * Zamówienia - zarejestrowane niezrealizowane zamówienia dla danego konta

Dodatkowo widok możne być filtrowany za pomocą głównych filtrów, które pozwalają wybrać kategorię kosztów, przeszukanie tekstowe oraz rok, dla którego przedstawiamy analizę.

Za pomocą opcji Narastająco możemy wyświetlać dane w zakresie rocznym w kontekście narastających wartości tj. wartości kolejnych miesięcy są sumowane dla każdego kolejnego miesiąca.

Dodatkowe opcje filtrowania dostępne są w filtrze bocznym i umożliwiają dokładniejsze przefiltrowanie danych i wskazanie opcji, które są wymagane do analizy danych.

W dolnej części widoku przestawiane jest podsumowanie poszczególnych elementów - całkowity wynik, wartość planu, wykonania (faktur) oraz zamówień dla każdej kolumny z osobna. Na końcu widoku znajduje się podsumowanie szczegółowe widoku.

Wszystkie dane z danego widoku można wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego XLS za pomocą akcji w menu kontekstowym widoku.

W menu kontekstowym widoku kontowego dla każdego elementu można wywołać następujące funkcje:

Aby uruchomić podstawowe elementy kontrolingu należy mieć możliwość zdefiniowania planu kontrolingu. Dane te definiujemy w widoku głównym kontrolingu z możliwością określenia wszystkich niezbędnych informacji oraz samego planu miesięcznego.

Utworzenie nowego planu kontrolingu kontowego uruchamiamy za pomocą przycisku (+) dostępnego w górnym prawym rogu widoku danych.

Edycję już istniejących planów realizujemy za pomocą menu kontekstowego i akcji Edytuj.

W celu definicji planu kontrolingowego wymagane jest posiadanie planu kont. Można go zdefiniować w sekcji konfiguracyjnej systemu w sekcji Słowniki. Za pomocą tego widoku można zdefiniować plan kont.

Definicja nowego elementu kontrolingu pozwala na definicję wszystkich parametrów tj. nazwy, kategorii opisu, powiązanego konta i zakresu typu (wydatek, przychód)

Sekcje i parametry definiowane dla kontrolingu

Poszczególne plany kontrolingu pozwalają na definicję planowanych wydatków z miesięczną dokładnością. Za pomocą dodatkowych akcji można automatycznie kopiować wartości miesięczne do wszystkich miesięcy lub podzielić roczny budżet na poszczególne miesiące.

Po zapisaniu planu kontrolingu system zaczyna agregować wszystkie dane i wizualizować je w formie przestawionej wyżej tabeli zbiorczej. Natomiast użytkownik za pomocą menu kontekstowego ma możliwość przejścia do widoku szczegółowego i przeglądać dane dla danego elementu kontrolingu w szczegółach.

Widok przedstawia szerego informacji dotyczących analizy danych danego planu kontrolingu:

Dodatkowo w dolnej części znajdują się zakładki przedstawiające dane w formie wykresów lub tabel:

Wszystkie dane można dowolnie przeglądać i analizować.

Osobnym widokiem jest widok kontrolingu względem zleceń pracy. Ten obszar pozwala monitorować wykonanie poszczególnych zleceń pracy oraz ich planu finansowego. Jest to rozszerzenie funkcji kontrolingu kontowego o bardziej szczegółowy podział na zadania do wykonania.

Za pomocą zleceń pracy można monitorować wykonanie i informacje niezbędne do realizacji funkcji w systemie. Zlecenia pracy mogą być typu utrzymaniowego ale również możemy w ramach zleceń pracy przechowywać informacje dotyczące planu inwestycji lub wszystkich innych działań. Zaletą zleceń pracy jest możliwość przypisania osób, śledzenia postępu oraz powiązania innych obiektów w systemie do tych zleceń np. prace serwisowe, zgłoszenia, inspekcje techniczne itp.

Widok kontrolingu względem zleceń pracy jest tożsamy z widokiem kontowym, ale posiada dane dotyczące zleceń pracy, które mają zdefiniowane plany finansowe.

Tak jak w widoku planów kontrolingowych względem kont kosztowych każde ze zleceń pracy dzieli się na dane dotyczące projektu finansowego oraz wykonania (faktur, zamówień).

W ramach danego zlecenia pracy pojawia się dodatkowa zakładka Kontroling, która przechowuje plany finansowe dla danego zlecenia. Za pomocą planów możemy definiować plan finansowy dla danego zlecenia, który obejmuje wiele lat. Każdy rok, to osobny plan finansowy.

Definicja planów realizowana jest identycznie jak w przypadku planów dla kont kosztowych.

W każdym zleceniu znajdują się również informacje finansowe takie jak faktury, zamówienia oraz inne dane niezbędne do analizy finansowej oraz rzeczowej tego zadania.

Źródłem danych do elementów kontrolingu (czy to kont kosztowych czy zleceń) są dane pochodzące z modułów Finanse oraz Zamówienia/Dostawy.

Dane do analizy kosztów bieżących pochodzą z informacji dotyczących faktur oraz zamówień. Z czego:

Takie podejście pozwala na przechowywanie wszystkich informacji dotyczących finansów od etapu zamówienia do realizacji i finansowych rozliczeń.

Zbudowanie planów kontrolingu oraz wprowadzenie poszczególnych planów na dany rok może być długotrwałe w aplikacji pomimo dodatkowych pomocy i funkcji przyśpieszających wprowadzanie danych. System umożliwia również import tych danych definicyjnych z zewnętrznych źródeł danych takich jak pliki Microsoft Excel (XLS). Za pomocą arkuszy kalkulacyjnych można utworzyć plan kontrolingu kontowego, listę zleceń pracy oraz plany finansowe dla poszczególnych lat. Te dane mogą być potem zaimportowane do systemu za pomocą uniwersalnego mechanizmu importu.

System umożliwia import planów kontrolingowych wraz z automatycznym utworzeniem kont kosztowych. Za pomocą importera można zdefiniować niezbędne pola do importu i wprowadzić je do systemu.

Dostępne pola dotyczące importu definicji kont kontrolingowych:

System umożliwia również import planów kontrolingowych dla poszczególnych kont/zleceń pracy ze szczegółowym podziałem na koszty miesięczne. Dostępne pola do definicji importu szczegółów planów na dany rok kalendarzowy:

Wszystkie dane po imporcie dostępne są w systemie i umożliwiają automatycznie pracę.

System umożliwia również import danych kosztowych tj. zamówień i dostaw. Za pomocą uniwersalnych importerów możemy zaimportować dane i udostępnić je bezpośrednio w systemie. Operację taką można wykonywać wtedy, gdy posiadamy dane wyeksportowane z systemów finansowych lub automatyzować import tych danych.

System stara się automatycznie rozpoznawać istniejące dane oraz importować jedynie faktury/zamówienia, które jeszcze nie znajdują się w systemie.