Wypożyczenia
Wypożyczenia
Wypożyczenia to moduł systemu, który wspiera nadzorowanie nad urządzeniami drobnymi, które są przekazywane do pracowników i pomiędzy nimi w celu realizacji określonych prac (pompy, wiertarki itp.). Aby śledzić ścieżkę wykorzystania i umożliwić określenie aktualnego właściciela i rozliczyć wszystkie osoby z wykorzystania narzędzi system generuje informacje niezbędne do tego.
Aby typ urządzenia był dostępny do najmu/zamówienia musi posiadać wpis w systemie typów definiujący stawki dzierżawy oraz włączający udział takiego typu w nadzorze wypożyczeń.
| Informacje te zwykle są importowane w trakcie początkowej konfiguracji kontraktu i wdrożenia systemu. |
Wszystkie operacje dodania konkretnych urządzeń do systemu wykonywane są automatycznie w momencie realizacji zamówień urządzeń od dostawcy bezpośrednio z modułu wypożyczeń lub w trakcie realizacji procedury wymiany urządzenia w systemie WEB. Zostanie to opisane w sekcji poniżej.
Wypożyczenia
W zakładce "Sprzęt na kontrakcie" mamy możliwość przeglądania wszystkich wypożyczonych sprzętów. Następnie wybierając konkretny przedmiot uzyskujemy dostęp do dodatkowych informacji takich jak: numer seryjny, typ, aktualny posiadacz, dni wypożyczenia, oraz data kiedy sprzęt został wypożyczony.
Z tego okna mamy możliwość zwrotu wypożyczonego uprzednio sprzętu, który następnie wraca albo do magazynu lokalnego i można go ponownie wypożyczyć nie kończąc najmu względem dostawcy lub realizowana jest procedura zwrotu urządzenia do dostawcy.
Użytkownik który nie jest aktualnym posiadaczem może go poprosić o wypożyczenie sprzętu. Posiadacz może zaakceptować prośbę i sprzęt jest wówczas przenoszony na nową osobę a aktualny najem osoby, która go oddaje, jest zakańczany.
Mój stan wypożyczeń
Widok "Mój sprzęt" pokazuje urządzenia, które są na moim stanie - są to urządzenia, które samodzielnie wypożyczyłem od dostawców, lub pobrałem od współpracowników. W każdym z nich istnieje informacja o nazwie urządzenia, typie, numerze seryjnym. Również wyświetlana jest data oraz liczba dni od początku wypożyczenia danego urządzenia.
Wybranie dowolnego urządzenia przenosi użytkownika do widoku szczegółowego danego wypożyczenia. W widoku prezentowane są informacje o identyfikacji urządzenia oraz o aktualnym stanie, dacie wypożyczenia i liczbie dni, przez które urządzenie jest wypożyczone oraz aktualne centrum kosztów tj. do którego kontraktu/zakresu i zlecenia pracy przypisany jest aktualny najem.
Notatki oraz zdarzenia serwisowe
Akcje główne zależą od aktualnego stanu urządzenia i osoby, która ją posiada lub przegląda obiekty. Szczegółowo akcje zostały opisane w procedurach obiegu wypożyczenia/zwrotu.
W oknie mamy dostęp do dwóch operacji związanych z zarządzaniem danym urządzeniem, które jest na stanie danego użytkownika. Użytkownik może w tym miejscu dodać dowolne notatki tekstowe do danego wypożyczenia. Pozwala to np. przechowywać informacje o rzeczywistym użytkowniku danego sprzętu jeśli osobą wypożyczającą jest np. przedstawiciel danego podwykonawcy. Aby wprowadzić taką notatkę należy wybrać akcję Notatki. Po jej wybraniu przechodzimy do listy notatek.
Aby dodać notatkę wybieramy przycisk +, który otwiera okno wprowadzenia informacji w formie tekstu. Po zatwierdzeniu tekstu informacja jest zapisywana. Zapisywane są również informacje o użytkowniku tworzącym daną notatkę oraz dacie i czasie wprowadzenia tej notatki.
Użytkownik w tym samym oknie stanu własnego urządzenia widzi informację o istniejących zdarzeniach serwisowych, może przejść do listy zdarzeń serwisowych dla danego urządzenia lub zgłosić nowe zdarzenie serwisowe. Jeśli jest aktywne zdarzenie serwisowe to w oknie podsumowania urządzenia pojawia się nad przyciskiem odznaka z ilością aktywnych zdarzeń.
Zdarzenie serwisowe to zdarzenie, które występuje podczas eksploatacji urządzenia. Podczas uruchomienia systemu tworzony jest słownik takich typów. Ważną informacją jest to, czy dane zdarzenie będzie wstrzymywało naliczanie najmu. Jest to ważne w przypadku typów takich jak awaria czyli zdarzenie, które powoduje że nie można z danego urządzenia korzystać (np. urządzenie się zepsuło). Mogą też istnieć zdarzenia, które nie powodują wstrzymania naliczania najmu, ale mogą być pomocne w powiadomieniu np. dostawcy o potrzebie wykonania przeglądu.
|
Wybierając przycisk Dodaj z ikonką robaczka (bug) wyświetla się okno dodawania nowego zdarzenia serwisowego. W nim określamy typ zdarzenia oraz możemy dopisać informacje dotyczące tego zdarzenia (np. efekt usterki).
Utworzenie zdarzenia po odpowiedniej konfiguracji systemu wywoła dodatkowe akcje jak np. powiadomienie automatyczne dostawcy o konieczności wymiany urządzenia.
Obieg wypożyczenia/zwrotu
Obieg wypożyczenia jest zamknięty i wygląda następująco:
-
Urządzenie zostało zamówione u dostawcy. Realizowana jest procedura zamówienia i dostawy wraz z jej sprawdzeniem.
-
Po sprawdzeniu urządzenia przechodzą na odpowiedzialność osoby, która je zamówiła i rozpoczyna się naliczanie najmu względem dostawcy jak i dla wybranego użytkownika.
-
Użytkownik ma możliwość zwrotu urządzenia do dostawcy poprzez procedurę zamówienia zwrotu lub zwrócić urządzenie do puli ogólnej. W każdym przypadku po zakończeniu procesu kończy się najem danego użytkownika. W przypadku oddania urządzenia do puli ogólnej NIE kończy się najmu względem dostawcy. Urządzenie przenoszone jest do wybranego przez koordynatora miejsca składowania oraz tworzony jest najem dla nowej osoby odpowiedzialnej za przechowywanie takich urządzeń. Do tej operacji wymagana jest akceptacja osoby przypisanej do akceptacji dla danego kontraktu/zakresu kontraktu (koordynatora).
-
Inny użytkownik ma możliwość zabrania urządzenia (pożyczenia go) od osoby już zarządzającej tym urządzeniem. W takim przypadku po akceptacji takiego żądania następuje przejście do procedury przekazania (2. krok). Po zatwierdzeniu przekazania urządzenia zamyka się aktualny najem urządzenia i odpowiedzialność i koszty przenoszone są na nową osobę.
Dodatkowo:
-
W przypadku, gdy jest aktywne zdarzenie serwisowe dla dowolnego urządzenia jego aktualny właściciel ma możliwość wykonania procedury wymiany urządzenia. Wymiana urządzenia powoduje zamknięcie aktualnego najmu, przyjęcie na stan nowego urządzenia (automatycznie tworzony cały obieg dokumentów) oraz rozpoczęcie najmu dla nowego urządzenia.
Zamówienie od Dostawcy
Zamówienie u dostawcy jest możliwe z głównego okna dostępnych urządzeń w puli ogólnej lub z szczegółów urządzenia w celu zamówienia u Dostawcy urządzenia o takim samym typie.
Po wybraniu opcji '() Zamów' lub '() Zamów podobne' w szczegółach danego wypożyczenia przechodzimy do okna wprowadzającego informacje o żądaniu zamówienia/dostawy wybranego asortymentu urządzeń drobnych.
Wybór typu urządzenia przedstawia informacje o dostawcy, typie, numerze zamówieniowym oraz cenie za jeden dzień najmu (bez rozliczeń długoterminowych). Pozwala to określić szacunkowo wartość najmu w okresie krótkoterminowym.
Po wybraniu zamówienia następuje realizacja zamówienia→dostawy zgodnie z ogólnym procesem dla zamówień. Urządzenia w momencie sprawdzenia dostawy wymagają podania numerów seryjnych urządzeń przyjmowanych w ramach tej dostawy.
Po wybraniu przyciski 'łańcuszek' wyświetla się okno wprowadzania danych dotyczących numerów seryjnych danego urządzenia.
Po zatwierdzeniu sprawdzenia system automatycznie:
-
Tworzy urządzenia przyjmowane w dostawie jako konkretne egzemplarze z podanym numerem seryjnym
-
Uruchamia śledzenie kosztów najmu urządzenia względem dostawcy
-
Uruchamia wypożyczenie urządzenia przez osobę tworzącą początkowe zamówienie
Oddanie urządzenia bez zakończenia najmu
Użytkownik ma możliwość oddania urządzenia do wewnętrznego magazynu w danym systemie jednocześnie nie kończąc najmu danego urządzenia u Dostawcy. Pomocne może to być w momencie, gdy zwrot do Dostawcy jest nieopłacalny, gdyż niedługo dokładnie takie urządzenie będzie wymagane w innym obszarze. Decyzję o tej operacji podejmuje koordynator przypisany do źródłowego zlecenia.
Aby oddać urządzenie wybieramy akcję 'Zwróć'.
-
Po wysłaniu żądania zwrotu wypożyczenia koordynator danego kontraktu lub zakresu kontraktu otrzymuje prośbę o decyzję dotyczącą zwrotu. W widoku urządzenia widać, że oczekującym na sprzęt/decyzję jest osoba, którą oczekuje na zwrot.
-
Jednocześnie administrator posiada przypisaną do siebie decyzję, która wymaga realizacji. Wchodząc na widok danego urządzenia decyduje o sposobie realizacji zwrotu - czy jest to zwrot do określonej osoby i miejsca składowania wewnętrznie (pozostawienie najmu wewnątrz kontraktu) czy realizacja procedury zwrotu urządzenia do dostawcy.
-
W przypadku, gdy administrator zaakceptuje zwrot wewnętrzny to po wyborze miejsca docelowego generowane jest żądanie przekazania urządzenia pomiędzy aktualnym właścicielem a koordynatorem danego obiektu konstrukcyjnego. Następuje realizacja standardowego przekazania urządzenia pomiędzy użytkownikami.
-
W przypadku, gdy administrator zdecyduje o zwrocie urządzenia do dostawcy realizowana jest standardowa procedura zwrotu.
Wypożyczenie pomiędzy pracownikami
Aby wypożyczyć urządzenie pomiędzy użytkownikami, osoba która chce pożyczyć je (osoba B) od aktualnego właściciela (osoba A) potrzebuje wykonać następujące czynności.
-
Znaleźć pożądane urządzenie na liście.
-
Jeśli urządzenie jest już przez kogoś wypożyczone, to dla osoby B pojawia się w widoku urządzenia główna akcja 'Pożycz'.
-
Po wywołaniu tej akcji, do aktualnego właściciela generowana jest prośba o podjęcie decyzji o pożyczeniu tego urządzenia.
-
Po akceptacji przez aktualnego właściciela urządzenia chęci przekazania go, tworzona jest informacja do żądającej osoby o konieczności odbioru urządzenia.
-
Po przekazaniu urządzenia aktualny właściciel akceptuje przekazanie i po jej akceptacji urządzenie przechodzi do osoby B jako 'Użytkownika'. Od tego momentu osobie B naliczane są koszty najmu.
-
Aktualny użytkownik może wypożyczyć dane urządzenie dla kolejnej osoby (jeśli pojawi się taka prośba), może zwrócić je do ogólnej puli lub wywołać procedurę zamówienia zwrotu do Dostawcy.
Wymiana urządzenia
W przypadku gdy dla danego urządzenia jest aktywne zdarzenie serwisowe użytkownik ma możliwość realizacji procedury wymiany. Można ją zrobić poprzez akcję Wymień dostępną w oknie szczegółów wypożyczenia. Po aktywacji pojawia się okno dialogowe z możliwością wyboru innego typu urządzenia. UWAGA. Można wybrać tylko z urządzeń tej samej kategorii oraz wpisać numer seryjny NOWEGO urządzenia.
Po zatwierdzeniu akcji realizowana jest następująca procedura:
-
Zamykane są aktywne zdarzenia serwisowe dla starego urządzenia.
-
Zamykane są najmy wg. dostawcy oraz najmy wewnętrzne dla starego urządzenia
-
Tworzone są kompletne dokumenty procedury zwrotu urządzenia do dostawcy
-
Dla nowego urządzenia tworzone są dokumenty zgodnie z procedurą dostawy i wprowadzenia na magazyn
-
Tworzone są najmy wg. dostawcy oraz wewnętrzne dla nowego urządzenia.
-
Urządzenie pojawia się jako nowe urządzenie z aktywnym najmem
| Procedura realizowana jest automatycznie i wszystkie operacje wykonywane są w tle zamiast przez użytkownika. |