Legislacja

Moduł legislacji pozwala na zarządzanie aspektami formalnymi w przedsiębiorstwie i ułatwia koordynowanie tych czynności. W module znajdują się funkcje, które powiązane są z mechanizmami audytowymi procesów ISO, ale też elementami dotyczącymi formalnych analiz prawnych.

Funkcje udostępniane są w głównym menu w sekcji Legislacja.

Rysunek 1. Menu aplikacji Legislacja

W menu i module dostępne są następujące funkcje:

Akty prawne - zarządzanie aktami prawnymi i rejestrem analiz prawnych działalności przedsiębiorstwa.
Działania korygujące - działania korygujące i korekcyjne
Ryzyka i szanse - rejestr analiz ryzyk oraz szans
Wnioski racjonalizatorskie - rejestr wniosków racjonalizatorskich

Akty prawne

Akty prawne to funkcja systemu, która umożliwia rejestrowanie dokumentów i aktów prawnych obowiązujących przedsiębiorstwo wraz z pełną analizą poszczególnych artykułów dokumentów. Rejestr pozwala na przeprowadzenie analizy formalnej tych dokumentów wraz z rejestrem uzasadnień krytyczności poszczególnych artykułów dokumentów na działalność przedsiębiorstwa. Ułatwia to analizę oraz wykazanie spełnienia zadań formalnych dotyczących poprawności i zgodności działania przedsiębiorstwa z obowiązującymi aktami prawnymi. Jak dodatek, system umożliwia bieżącą analizę aktów prawnych powstających i publikowanych w Dzienniku Ustaw oraz Monitorze Polskim wraz z powiadomieniem mailowym o nowych dokumentach spełniających dowolne kryteria wyszukiwania.

Koncepcja zarządzania i strukturalizacji dokumentów

W systemie zdefiniowano możliwość określania kontekstów prawnych. To obszar działalności przedsiębiorstwa, który wymaga przeprowadzenia takich analiz. Może to być zagadnienie BHP, może to być analiza zagadnień środowiskowych, może to być analiza warunków pracy itp. Obszarami tymi zajmują się często różne osoby i każdy z nich skupia się na różnych dokumentach/różnych obszarach formalnych.

W każdym takim kontekście może istnieć dowolna liczba dokumentów podzielonych na typy - źródła powstania. Mogą to być np. lokalne akty prawne, prawo Unii Europejskiej, wymagania normatywne itp. W każdym z tych obszarów definiujemy dokumenty, czyli konkretne dokumenty prawne. Każdy z takich dokumentów dzieli się na artykuły - części formalne. Każda z tych części podlega analizie i powinna znaleźć swój zapis oceny wymagań prawnych. Każdy z tych elementów może posiadać swoje załączniki (dokumenty źródłowe), link do stron internetowych z ogłoszeniem wymagań oraz listę aspektów, czyli obszarów oddziaływania.

Po wejściu do modułu przedstawiany jest pusty początkowy widok. Wymagane jest wstępne zdefiniowanie kontekstów prawnych. Możemy to zrobić poprzez przycisk edycji umieszczony obok listy wyboru.

Rysunek 2. Widok początkowy

W menu głównym modułu znajdują się akcje dostępu do danych słownikowych. Wymagane są one do definicji wstępnych danych i słowników.

Rysunek 3. Menu

Konteksty - definicja kontekstów pracy
Aspekty - definicja aspektów
Przypomnienia - lista przypomnień zdefiniowanych w module

Konteksty

Kontekst pozwala wydzielić części formalne/dokumenty w jedną całość. Po wybraniu sekcji z menu przedstawiana jest lista wszystkich kontekstów.

Rysunek 4. Konteksty

Dodanie nowego kontekstu pozwala na definicję kontekstu i określenie list dostępu oraz podziału na typy dokumentów.

Rysunek 5. Nowy kontekst

Dostępne opcje oraz definicje kontekstu:

Nazwa - nazwa kontekstu
Opis - opis szczegółowy kontekstu
Edytorzy - lista osób, które mają dostęp do danego kontekstu i mogą prowadzić na nim prace
Typy Dokumentów - lista typów dokumentów np. "Dzienik ustaw", "Akty prawne UE" itp.

Typ dokumentu pozwala na zdefiniowanie jego podstawowych parametrów:

Rysunek 6. Typ dokumentu

Nazwa - nazwa typu
Kod - kod, może być wykorzystany do analizy dokumentów poprzez integrację z interfejsami programistycznymi API
Aktywne - czy dany typ dokumentu jest aktywny w danym kontekście
Opis - opis typu dokumentu

Po zapisaniu nowego kontekstu odśwież główny widok, aby zobaczyć go w liście. Pamiętaj o uprawnieniach w liście Edytorzy dla danego kontekstu. W przeciwnym wypadku nie będziesz widział danego kontekstu.

Aspekty

Aspekty prawne to słownik, który umożliwia kategoryzację artykułów w dokumentach. Wejście do konfiguracji wyświetla listę zdefiniowanych aspektów i daje możliwość ich edycji/tworzenia nowych rekordów.

Rysunek 7. Lista aspektów

Dodanie nowego aspektu wyświetla formularz z dostępnymi opcjami:

Rysunek 8. Edycja aspektu

Nazwa - nazwa aspektu
Kod - kod, może być wykorzystany do analizy dokumentów poprzez integrację z interfejsami programistycznymi API
Opis - opis aspektu

Aspekty wykorzystujemy w definicjach poszczególnych artykułach dokumentu, aby dodatkowo opisać zasadność i funkcje realizowane w ramach danego artykułu.

Przypomnienia

Przypomnienia to mechanizm, który pozwala przesłać wiadomość w odpowiednim momencie w czasie, a która może dotyczyć całego kontekstu zagadnień prawnych, określonego dokumentu lub konkretnego artykułu. Pozwala na zarządzanie zadaniami w ramach poszczególnych zdarzeń i uniemożliwia pominięcie istotnych spraw w ramach tych zadań. Często artykuły lub dokumenty prawne posiadają zapisy, które wymagane są do weryfikacji w momencie np. powstania aktów wykonawczych. Za pomocą przypomnień możemy ułatwić sobie pamiętanie o tych czynnościach.

Lista wszystkich przypomnień dostępna jest w menu głównym modułu. Przedstawia wszystkie przypomnienia przypięte do dowolnego obiektu w systemie.

Rysunek 9. Lista przypomnień

Edytor nowego przypomnienia pozwala

Rysunek 10. Edytor przypomnień

Dotyczy - kontekst, którego dotyczy przypomnienie. Ustawiany automatycznie.
Aktywne - czy przypomnienie jest aktywne i zostanie wygenerowany email z jego treścią
Użytkownik - adresat przypomnienia
Data przypomnienia - data, kiedy przypomnienie zostanie wygenerowane i wysłane
Treść - treść przypomnienia

Aby mechanizm działał poprawnie, wymagany jest aktywny scheduler (harmonogram) w systemie, który będzie generował informacje i przesyłał je do adresatów. Za jego pomocą możemy określić godziny, w których te przypomnienia zostaną wysłane.

Rysunek 11. Definicja schedulera

Dokumenty

Po wybraniu kontekstu możemy zacząć pracować nad dokumentami. Widok wyświetlany jest jako grupa zakładek, które dzielą widok dokumentów według typów dokumentów zdefiniowanych w kontekście. Poniżej znajduje się lista dokumentów danego typu.

Wprowadzenie nowych dokumentów możliwe jest poprzez przycisk + Dokument. System automatycznie doda nowy dokument do listy i pozwoli na jego edycję.

Rysunek 12. Wybrany kontekst - lista dokumentów

Pola filtrów dostępne są w górnej części widoku. Składają się z:

Szukaj - szukaj dowolnego tekstu w ramach wprowadzonych danych
Data dokumentu - określenie filtru ważności dokumentu
Status - filtrowanie po statusie dokumentu

Dodatkowo znajdują się przyciski:

Eksport do XLS - eksport wszystkich danych do formatu XLS Excel
Odświeżenie widoku danych

Każdy dokument posiada w tabeli przedstawiane informacje zbiorcze dotyczące jego treści i wstępnej analizy zasadności lub nie, zajęcia się danym dokumentem w ramach organizacji

Podgląd - przycisk pozwala na wyświetlenie szczegółów danego dokumentu w ramach rozwijalnej listy
Artykuły - wyświetla listę artykułów danego dokumentu
Tytuł - tytuł dokumentu/aktu prawnego
Informacje - dodatkowe informacje dotyczące dokumentu łącznie z linkiem do oryginału publikacji dokumentu
Zakres dotyczy - informacja oraz status, czy dany dokument wymagany jest do analizy w organizacji

Po wybraniu akcji podgląd użytkownik przechodzi do podglądu/edycji danego dokumentu. Wszystkie zmiany w polach są automatycznie zapisywane przez system i pojawia się odpowiedni komunikat w pasku informacyjnym. Szczegóły dokumentu pozwalają na wszystkie operacje i modyfikację pól.

Rysunek 13. Rozwinięte szczegóły dokumentu

Możliwe zmiany/wprowadzenia danych

Tytuł - tytuł dokumentu/aktu prawnego
Link - link do zewnętrznej strony organizacji publikującej go
Adres publikacji - adres publikacji np. pozycja w Dzienniku Ustaw RP
Data wejście w życie - data rozpoczęcia obowiązywania dokumentu
Zakres obowiązuje - flaga, czy zakres dokumentu obowiązuje w danej organizacji i należy się o niego odnieść
Aktywny - informacja o tym, czy dany dokument powinien być widoczny w domyślnym widoku danych
Treść - treść/skrót treści dokumentu
Pliki - lista dodatkowych załączników i danych

Menu kontekstowe w widoku szczegółów pozwala na dododatkowe operacje na danym dokumencie:

Rysunek 14. Menu kontekstowe

Dodaj przypomnienie - dodanie przypomnienia w kontekście określonego dokumentu
Przypomnienia - lista wszystkich przypomnień danego dokumentu
Usuń - usunięcie dokumentu. UWAGA. usunięcie dokumentu usuwa również wszystkie artykuły i załączniki dodane w ramach tych operacji

Dodatkowe przyciski w liście plików pozwalają na:

Dodaj, usuń, pobierz plik - operacje na zaznaczonym pliku lub wgranie nowych plików/załączników do dokumentu
Podgląd pliku - podgląd plików PDF w podzielonym widoku

Po wybraniu podglądu pliku, otwiera się on w bocznym panelu. Plik jest nawigowalny i pozwala na przegląd informacji w pliku z równoczesną pracą z listą artykułów. Znacznie ułatwia to pracę i szybkie wprowadzenie danych do systemu. Podgląd można w każdym momencie zamknąć i wrócić do domyślnego widoku.

Rysunek 15. Podgląd dokumentu

Po wybraniu listy artykułów - przycisk ze strzałką w dół - widok zamienia się na widok listy artykułów. Nowe artykuły dodajemy za pomocą przycisku + Dodaj. System automatycznie otwiera panel edycji nowego artykułu.

Rysunek 16. Szczegóły artykułów

W górnej części widoku znajduje się pasek czynności i zadań.

Rysunek 17. Pasek

Dostępne operacje i filtry

Dodaj - dodanie nowego artykułu
Szukaj - pole wyszukiwania dowolnego tekstu w artykułach
Data wejścia w życie od-do - filtr dat rozpoczęcia wejścia w życie artykułu
Obowiązywanie - czy dany artykuł jest obowiązujący w danej organizajci
Aspekty - lista filtrów aspektów, których dotyczą wybrane artykuły
Szukaj - akcja wykonania wyszukiwania i aktualizacji widoku
Eksport XLS - eksport danych artykułów do formatu pliku XLS Excel
Odśwież - odświeżenie widoku
Zobacz w nowym oknie - wyświetlenie listy artykułów w nowym, oderwanym oknie

Po wybraniu dowolnego artykuły wyświetlany jest szybki podgląd w ramach danej listy z możliwością pełnej edycji informacji tam zawartych. Dostępne operacje i pola:

Menu - menu kontekstowe artykułu z dodatkowymi akcjami
Numer pozycji - numer pozycji artykułu zgodne z zapisem formalnym w akcie prawnym
Indeks - indeks to liczba, według której sortowane są artykuły w domyślnym widoku. Pozwala na posortowanie artykułów zgodnie z porządkiem numerycznym bez względu na format i styl opisu Numeru pozycji. System automatycznie sortuje artykuły względem indeksu a następnie alfabetycznie względem numeru pozycji.
Data wejścia w życie - data wejście w życie danego artykułu
Zakres obowiązuje - czy zakres artykułu obowiązuje w danej organizacji
Opis - opis artykułu/skrót informacji
Metoda wdrożenia/uwagi prawne - opis metody wdrożenia oraz informacji prawnych wymaganych do realizacji danego artykułu
Aspekty - lista aspektów, które obejmuje dany artykuł
Pliki - dodatkowe załączniki, wyjaśnienia lub dodatkowe informacje

Wszystkie zmiany wprowadzane w polach są automatycznie zapisywane w tle i pojawia się odpowiedni komunikat.

Menu kontekstowe artykułu zawiera dodatkowe akcje dotyczące artykułu:

Rysunek 18. Menu kontekstowe

Przesuń w górę - przesunięcie artykułu w górę listy
Przesuń w dół - przesunięcie artykułu w dół listy
Dodaj powyżej - dodanie nowego artykułu nad obecnym
Dodaj poniżej - dodanie nowego artykułu pod obecnym
Dodaj przypomnienie - dodanie przypomnienia w kontekście określonego artykułu
Przypomnienia - lista wszystkich przypomnień danego artykułu
Historia - historia zmian artykułu
Usuń - usunięcie artykułu

Po wybraniu historii zmian przedstawiana jest lista wszystkich zmian i aktualnych wartości pól w danym artykule. Pozwala to na wsteczną analizę zmian i informacji wprowadzanych przez użytkowników.

Rysunek 19. Historia zmian

Listy Pliki/Aspekty pozwalają na dodawanie do danego artykuły tych informacji. Możemy za pomocą dodatkowych przycisków w tych listach:

Dodaj/Usuń - dodać/usunąć obiekt z listy
Pobierz plik - pobrać dany plik
Podgląd pliku PDF - podglądnąć wewnątrz aplikacji dowolny plik PDF

Integracja z SEJM RP

Dodatkową funkcjonalnością dostępną dla użytkowników z terytorium Polski jest integracja informatyczna z systemem publikacji aktów prawnych Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej. Za pomocą przygotowanego schedulera (harmonogramu) mamy możliwość automatycznego przeszukiwania publikowanych na rządowych stronach aktów prawnych i powiadamianie użytkowników o pojawieniu się nowych aktów prawnych, które odpowiadają kryteriom wyszukiwania.

Przykładowe ustawienie schedulera przedstawione jest poniżej. Wyszukuje on słowa kluczowe "BHP" w dowolnym miejscu publikowanego dokumentu - tj. w nazwie, opisie oraz kategoriach, do których został przypisany przez systemy informatyczne Sejmu RP.

Rysunek 20. Scheduler

Przykładowy wynik powiadomienia, który może być dowolnie konfigurowany, zawiera informacje o nazwie artykułu wraz z linkiem bezpośrednim do dokumentu na stronach internetowych publikacji

Rysunek 21. Wynik powiadomienia

ISO

Sekcja ISO pozwala na operowanie i rejestrowanie zapisów zgodnych z niektórymi procedurami ISO.

Dostępne w systemie rejestry

Działania korygujące - rejestr działań korekcyjnych/korygujących
Ryzyka i szanse - rejestr ryzyk/szans z analizą krytyczności
Wnioski racjon. - rejestr wniosków racjonalizatorskich

Wszystkie te rejestry posiadają własne definicje danych, możliwość śledzenia wykonania oraz podzielenie na zadania szczegółowe w ramach każdego rejestru.

W przypadku tworzenia nowych wpisów rejestrów wymagane jest zdefiniowanie automatycznych liczników, które będa nadawać numerację poszczególnym dokumentom.

Jeśli nie zdefiniujemy liczników, to pojawi się komunikat jn podczas próby utworzenia dowolnego rejestru.

Rysunek 22. Brak liczników

Nie zdefiniowano domyślnego licznika. … mówi o konieczności definicji liczników. Aby to wykonać, przechodzimy do sekcji konfiguracyjnej i w ogólnych ustawieniach wybieramy zakładkę Liczniki. Tam w sekcji ISO wskazujemy, które liczniki (albo utworzone nowe) będą odpowiadały za automatyczną numerację dokumentów.

Rysunek 23. Definicja liczników

W przypadku tego modułu mamy również możliwość określenia uprawnień do dostępu do poszczególnych sekcji/akcji. Uprawnienia dostępne są w module Energia - Środowisko i umożliwiają określenie uprawnień na poszczególne operacje: podgląd/utworzenie/edycja/usunięcie.

Rysunek 24. Uprawnienia

Moduł ISO posiada również własne elementy słownikowe. Są one dostępne zbiorczo w widoku konfiguracyjnym systemu, ale też bezpośrednio w menu kontekstowym widoków rejestrów.

Rysunek 25. Słowniki

Dodatkowe słowniki:

Działania korygujące - źródło - pozwala określić słownik źródeł działania korygującego
Działania korygujące - stany - definicja stanów działania korygującego
Działania korygujące - typy - typ działania korygującego
Typ procesów ISO - typy procesów ISO do określenia w ramach każdego z rejestrów.

ISO - Rejestr działań Korekcyjnych/Korygujących

Rejestr działań korekcyjnych/korygujących pozwala na wprowadzenie i monitorowanie tego typu rejestru.

Widok podstawowy przedstawia listę wszystkich zdarzeń. Za pomocą dedykowanych przycisków możemy wybrać rejestry utworzone przez aktualnego użytkownika lub do niego przypisane.

Rysunek 26. Lista

Dodatkowe filtry znajdują się w doku bocznym i pozwalają na dodatkowe definicje filtrów.

Rysunek 27. Filtr

Utworzenie nowego rejestru działań Korekcyjnych/Korygujących

Formatka utworzenia nowego rekordu zawiera wszystkie podstawowe informacje dotyczące tego typu danych. Dzieli się na poszczególne zakładki

Rysunek 28. Nowy rejestr działań Korekcyjnych/Korygujących - ogólne

Numer protokołu - automatycznie nadawany numer protokołu
Data wpisu - data wpisu do rejestru
Proces - wybrany ze słownika proces ISO
Źródło - źródło - dana słownikowa
Dodatkowe notatki - dodatkowe notatki opisujące działanie
Typ - typ działania - słownik

Rysunek 29. Nowy rejestr działań Korekcyjnych/Korygujących - opisy

Opis - opis szczegółowy działania
Powód - powód działania

Rysunek 30. Nowy rejestr działań Korekcyjnych/Korygujących - ocena

Stan - stan aktualny działania - wybór ze słownika
Ocena - ocena działania
Data zamknięcia - data finalnego zamknięcia działania

Rysunek 31. Nowy rejestr działań Korekcyjnych/Korygujących - załączniki

Dodatkowo załączniki dotyczącego tego działania.

Szczegóły rejestru

Po wypełnieniu danych możemy je przeglądać w formie zbiorczej oraz szczegółowej. Po wybraniu danego rekordu przechodzimy do widoku szczegółowego. Informacje wprowadzone w formatce tworzenia znajdują się w poszczególnych zakładkach.

Dodatkowo mamy listę zadań szczegółowych, które można utworzyć w ramach danego rejestru. Pozwalają na śledzenie i podział prac na poszczególne osoby.

Rysunek 32. Szczegóły - zadania

Historia rejestru przedstawia informację o zmianach danych rejestru w czasie oraz tworzenia/edycji zadań szczegółowych. Za pomocą tej zakładki mamy możliwość również edytowanie parametrów.

Rysunek 33. Szczegóły - historia

Za pomocą dodania zapisu historycznego możemy wykonać/zarejestrować poszczególne dane.

Rysunek 34. Akcje zmiany

Data zamknięcia - data zamknięcia rejestru
Odpowiedzialny - zmiana osoby odpowiedzialnej
Stan - zmiana stanu rejestru
Ocena - ocena końcowa realizacji procesu

Formatka nowego zadania jet uproszczona w stosunku do głównego widoku zleceń pracy. Umożliwia wprowadzenie podstawowych danych zadania.

Rysunek 35. Nowe zadanie

Nazwa/opis - nazwa/opis zadania
Odpowiedzialny - osoba odpowiedzialna
Typ, Stan, Priorytet - typ/stan i priorytet zadania
Oczekiwany start/zakończenie - czasy rozpoczęcia/zakończenia

Widok szczegółów zadania wyświetlany jest w uproszczony sposób i mamy możliwość szybkiej zmiany stanu zdania oraz podstawowych edycji/zapisu dodatkowych załączników do zadania.

Rysunek 36. Zadanie - uproszczony

ISO - Rejestr ryzyk i szans

Rejestr ryzyk/szans pozwala na wprowadzenie i monitorowanie tego typu rejestru.

Widok podstawowy przedstawia listę wszystkich zdarzeń. Za pomocą dedykowanych przycisków możemy wybrać rejestry określonego typu: Ryzyko/Szansa.

Rysunek 37. Lista

Dodatkowe filtry znajdują się w doku bocznym i pozwalają na dodatkowe definicje filtrów.

Rysunek 38. Filtr

Utworzenie nowego rejestru ryzyka/szansy

Utworzenie nowego rejestru pozwala na definicję i wprowadzenie wszystkich kluczowych danych

Rysunek 39. Nowy rejestr ryzyka/szansy - ogólne

Nazwa - nazwa ryzyka/szansy
Numer protokołu - automatycznie nadany
Powód - opis powodu powstania wpisu
Konsekwencja - opis konsekwencji

Rysunek 40. Nowy rejestr ryzyka/szansy - oszacowanie

Ryzyko/Szansa - wybór typu rejestru
Prawdopodobieństwo - określenie prawdopodobieństwa
Efekt - określenie efektu braku realizacji działań
Oszacowanie - automatyczne oszacowanie krytyczności
Tabela ryzyka - pomocnicza tabela ryzyka

Rysunek 41. Nowy rejestr ryzyka/szansy - realizacja

Odpowiedzialny - osoba odpowiedzialna za realizację
Proces - wybór procesu, w którym powstało ryzyko/szansa
Stan - stan realizacji
Data zamknięcia - data zamknięcia
Wdrożone aktywności - podsumowanie wdrożonych aktywności

Można do rejestru również dodać dodatkowe załączniki i informację.

Rysunek 42. Nowy rejestr ryzyka/szansy - załączniki

Przeglądanie szczegółów rejestru

Dodatkowo mamy listę zadań szczegółowych, które można utworzyć w ramach danego rejestru. Pozwalają na śledzenie i podział prac na poszczególne osoby.

Rysunek 43. Szczegóły

Zapis historyczny można wprowadzić bezpośrednio z widoku historii.

Rysunek 44. Akcje

Wdrożone aktywności - określenie aktywności
Stan - zmiana stanu
Data zamknięcia - określenie daty zamknięcia
Odpowiedzialny - zmiana osoby przypisanej
Prawdopodobieństwo - zmiana parametru
Efekt - zmiana parametru
Oszacowanie - zmiana parametru

Formatka nowego zadania jest uproszczona w stosunku do głównego widoku zleceń pracy. Umożliwia wprowadzenie podstawowych danych zadania.

Rysunek 45. Zadanie

ISO - Rejestr wniosków racjonalizatorskich

Rejestr wniosków racjonalizatorskich pozwala na wprowadzenie i monitorowanie tego typu rejestru. Widok podstawowy przedstawia listę wszystkich zdarzeń.

Rysunek 46. Lista

Dodatkowe filtry znajdują się w doku bocznym i pozwalają na dodatkowe definicje filtrów.

Rysunek 47. Filtry

Do dodatkowych słowników niezbędnych do wprowadzenia rekordów mamy dostęp również z menu kontekstowego widoku danego rejestru. Tutaj dostęp do rejestru typów decyzji oraz typów procesu ISO.