Najem/Wypożyczenia

Zakres nadzoru i rozliczenia najmu urządzeń drobnych umożliwia realizowanie nadzoru i wykonania wszystkich funkcji związanych z monitorowaniem najmu urządzeń wśród pracowników/podwykonawców oraz zarządzać rozliczeniami najmów realizowanych u dostawców.

Akcje związane z tym obszarem dostępne są w menu głównym w sekcji 'Wyposażenie'. Dostępne akcje:

Wyposażenie - lista urządzeń drobnych i ich operacje
Dashboard - dashboard wizualizacyjny
Dostawy - lista najmów względem dostawcy
Najmy - lista najmów wewnętrznych (pracownicy, podwykonawcy)
Rozliczenie - rozliczenia najmów dla poszczególnych dostawców

Rysunek 1. Menu

W systemie, dla obszarów najmów urządzeń drobnych, wprowadzono podział rozliczeń finansowych na dwa obszary. Pierwszym obszarem są rozliczenia najmu danego urządzenia względem dostawcy (firmy dzierżawiącej). Pozwala to na śledzenie kosztów i rozliczanie najmu dla każdego dostawcy z osobna w okresach miesięcznych. Rozliczanie zaczyna się zamówieniem/dostawą urządzeń od dostawcy a kończy zwrotem urządzeń do niego. Drugim obszarem jest rozliczenie najmu względem pracowników/wydziałów/podwykonawców (wewnętrzny). Zwykle pierwszy najem wewnętrzny rozpoczyna się z momentem przyjęcia dostawy urządzeń od dostawcy. Pracownicy mogą wewnętrznie przekazywać urządzenia między sobą więc dla jednego najmu zewnętrznego może należeć wiele najmów wewnętrznych (pracowników).

Dashboard

Dashboard dla obszaru najmu urządzeń drobnych przedstawia informacje przeglądowe dotyczące najmów w trakcie oraz informacji rozliczeniowych.

Rysunek 2. Dashboard

Informacje przedstawiane:

Statystki - informacje dotyczące aktywnych namów, zamówień, dostaw
Wykresy kołowe statystyk aktywnych najmów urządzeń względem dostawcy i względem kategorii urządzeń
Wykresy i wskaźniki rozliczeń - informacje o kosztach i rozliczeniach względem poszczególnych dostawców

Rozliczenia względem dostawcy

Interfejs monitorowania najmów względem dostawcy (zewnętrznych) pozwala na monitorowanie wszystkich aktywnych (i historycznych) najmów realizowanych z dostawcą. Wybór tej akcji przedstawia listę wszystkich aktywnych najmów.

Rysunek 3. Lista

Poprzez filtrowanie możemy pokazać również najmy historyczne tj. takie, które już się zakończyły. Po wyborze konkretnego najmu przechodzimy do widoku szczegółów.

Widok szczegółów podzielony jest na dwie części. W górnej znajdują się informacje szczegółowe o danym urządzeniu, jego dostawcy, terminach rozpoczęcia oraz zakończenia najmu itp.

Rysunek 4. Szczegóły

W dolnej części znajdują się informacje dodatkowe i grupujące inne dane. W tym widoku przedstawiamy listę rozliczeń najmu danego urządzenia w okresach miesięcznych. Lista będzie zawierała szczegółowe informacje dotyczące okresu rozliczeniowego, dat, wyliczeń dni kalendarzowych/rozliczeniowych oraz kosztów z tym związanych.

Urządzenia drobne

Po wybraniu akcji 'Wyposażenie' użytkownikowi przedstawiany jest widok wszystkich urządzeń drobnych/wyposażenia, które są wykorzystywane w procesie śledzenia najmu i dzierżawy. Domyślnie przedstawiany jest widok listy z widocznymi tylko aktywnymi urządzeniami tj. takimi, które są aktualnie używane na placu budowy/zakładzie.

Rysunek 5. Lista

Widok posiada dodatkowe filtry i wyszukiwania, które pozwalają na wyświetlenie m.in. urządzeń historycznych tj. takich, które były dostępne jako urządzenia do najmu wewnątrz organizacji, ale zostały już oddane do firmy dzierżawczej. Takie podejście pozwala na pokazanie wszystkich urządzeń w kontekście historycznym.

Po wybraniu dowolnego urządzenia przechodzimy do widoku szczegółów. Widok podzielony jest na dwie części. W górnej części znajdują się informacje szczegółowe dotyczące danego urządzenia takie jak typ, numer seryjny, dostawca, komentarze itp.

Rysunek 6. Szczegóły

W dolnej części przedstawiane są informacje powiązane z danym urządzeniem w formie list i tabel. Dostępne szczegóły:

Najmy wg. dostawcy - lista najmów danego urządzenia drobnego rozliczana względem dostawcy - wszystkie najmy (również historyczne) dotyczące tego urządzenia
Najmy wg. użytkowników - lista najmów rozliczana wewnętrznie - wszystkie najmy pracowników/podwykonawców w trakcie aktywnych najmów dostawcy
Rozliczenia wg. dostawcy - rozliczenia najmów (koszty) względem dostawcy w okresach miesięcznych
Rozliczenia wg. użytkowników - rozliczenia najmów (koszty) względem pracownika/podwykonawcy w okresach miesięcznych

Rysunek 7. Szczegóły - najmy wg. użytkowników

Rozliczenia względem użytkowników

Interfejs zarządzania widokiem danych rozliczeniowych najmu urządzeń drobnych względem wewnętrznych użytkowników (pracowników, podwykonawców) pozwala na wyświetlenie informacji dotyczących aktywnych rozliczeń najmów wewnętrznych. Po wybraniu akcji przedstawiana jest lista w formie tabeli z informacjami o aktualnie trwających najmach wewnętrznych.

Rysunek 8. Lista

Poprzez filtrowanie możemy wyszukać najmy konkretnych urządzeń oraz wyświetlić historyczne najmy (tj. takie, które już się zakończyły). Wybierając dowolny rekord przechodzimy do widoku szczegółów takiego najmu.

Widok szczegółów podzielony jest na dwie części. W górnej znajdują się informacje szczegółowe dotyczące danego najmu tj. czego dotyczy najem, urządzenie, numer seryjny, daty rozpoczęcia i zakończenia zwrotu oraz centrum kosztów.

Rysunek 9. Szczegóły

W dolnej części znajdują się listy i tabele danych powiązanych z danym najmem. Dostępne widoki:

Szczegóły rozliczeń najmu względem pracownika/podwykonawcy - pokazuje informacje dotyczące rozliczeń najmu w poszczególnych miesiącach, kosztach oraz dniach rozliczeniowych.

Rozliczenie

Akcja przenosi użytkownika do widoku interfejsu rozliczeniowego dla firm dostawców. Umożliwia generację i przeglądanie szczegółowych rozliczeń finansowych.

System w trakcie rozpoczęcia najmu względem dostawcy oraz najmów wewnętrznych zapisuje jedynie informacje czasowe - rozpoczęcie/zakończenie najmu. Rozliczenia z firmami rentalowymi realizowane są w okresach miesięcznych. System pozwala na rozliczenie najmów w takich okresach.

Do wyliczeń okresu najmu uwzględniane są następujące dane:

Daty rozpoczęcia i zakończenia najmu - wynikają bezpośrednio z czasów najmu
Wstrzymania dzierżawy - definiowane w danych słownikowych systemu pozwalają zmniejszyć lub wyłączyć naliczanie najmu w okresach czasu (również okresy powtarzające się) np. przerwy w naliczaniu w soboty/niedziele lub święta
Awarie urządzeń - zgłoszenia serwisowe, których typ został określony jako wstrzymujący naliczanie najmu - w okresie ich trwania tj. od momentu zgłoszenia do momentu rozwiązania danego zgłoszenia

Domyślnie po wybraniu takiej akcji system przenosi użytkownika do listy wszystkich dostępnych rozliczeń. Lista pozwala na filtrowanie względem dostawcy, czasu oraz innych parametrów.

Rysunek 10. Lista rozliczeń

Dane w sposób syntetyczny przedstawiane są również za pomocą dashboard’a, w którym znajdują się wykresy przedstawiające dane w sposób analityczny.

Po wybraniu szczegółów dowolnego rozliczenia przechodzimy do widoku dodatkowych informacji wybranego rozliczenia. W górnej części widoku przedstawiamy informacje dotyczące dostawcy, data rozpoczęcia i zakończenia, liczby dni kalendarzowych w danym okresie czasu, daty wykonania rozliczenia oraz osoby wykonującej rozliczenie oraz sum wyliczeń kosztów najmu względem dostawcy oraz użytkowników.

Rysunek 11. Szczegóły rozliczenia

Dolna część zawiera informacje na temat rozliczeń poszczególnych urządzeń danego dostawcy w wybranym okresie czasu. Informacje tam przedstawiane wskażą liczbę dni kalendarzowych najmu, liczbę rzeczywistych dni (po uwzględnieniu wszystkich wstrzymań/korekt) oraz koszty najmów za dany miesiąc.

Rozliczenie najmów

Aby rozliczyć (lub rozliczyć ponownie) najem należy wybrać w widoku listy rozliczeń przycisk (+). W oknie definicji należy wskazać firmę rentalową, dla której rozliczamy najmy oraz okres (miesiąc-rok) dla którego chcemy przeprowadzić rozliczenie. Po zatwierdzeniu system rozliczy dany okres i udostępni dane w formie widoku szczegółowego.

Rozliczenie aktualnie trwającego miesiąca można wykonać w dowolnym momencie. System rozliczając dany miesiąc przyjmie aktualny stan najmów na dzień rozliczenia tj. jeśli jakieś najmy są aktywne, to rozliczając dany miesiąc np. w połowie system wyliczy tak jakby te najmy miały być aktywne przez cały miesiąc. Dopiero po zamknięciu danego miesiąca można przeliczyć dane ponownie.

System pozwala na ponowne rozliczenia miesięcy - dane te będą zastępowały poprzednie rozliczenie