Pracownicy i obecności

W interfejsie przeglądania pracowników mamy możliwość dodania lub edycji pracownika. Edytor składa się z kilku zakładek, które pozwalają na definicję podstawowych informacji o pracowniku.

Dane edycyjne pracownika dzielą się na sekcje:

Dane ogólne pracownika, w których można wprowadzić dane dotyczące:

Dane teleadresowe to informacje dotyczące miejsca zamieszkania.

Lista identyfikatorów pozwala na generację/dodanie identyfikatorów, które pracownik może używać do swojej identyfikacji w systemie. Mogą to być etykiety z kodami 2D lub numery identyfikacyjne kart zbliżeniowych (RFID). W każdym przypadku możemy w tym miejscu dodać te informacje.

Możemy również dodać zdjęcie pracownika, aby wykorzystać je w miejscach identyfikacji pracownika (rejestracja wejść/wyjść, weryfikacja kompetencji itp.)

W systemie AMAGE możemy zdefiniować zdarzenia kalendarzowe. Mogą one być dostępne dla każdego pracownika (publiczne), jak i dostępne tylko dla osoby tworzącej termin w kalendarzu oraz osób do niego przypisanych. Każdy pracownik mam możliwość definicji zdarzenia w kalendarzu. Zdarzenie może mieć swoje pola definicyjne:

W widoku kalendarza wyświetlane są wszystkie informacje dotyczące zdarzeń z możliwością filtrowania po kategorii, pracowniku oraz zakresie dat, w których zdarzenie występuje.

Widok kalendarza jest również dostępny w widoku szczegółów każdego pracownika z kontekstem już tylko danego pracownika.

Lista kompetencji pracownika pozwala na definicję umiejętności danego pracownika oraz możliwość śledzenia terminów obowiązywania danej kompetencji (w przypadku kompetencji, które mają termin ważności).

Lista kompetencji zawiera wszystkie niezbędne informacje. W przypadku, gdy mija ważność danej kompetencji, system odpowiednio koloruje terminy ważności (żółte - zbliżamy się do końca terminu ważności kompetencji (1-miesiąc), czerwony - termin kompetencji minął).

Każdemu pracownikowi możemy nadać dodatkowe kompetencje.

Podczas dodawania kompetencji musimy wskazać typ kompetencji, który pracownik posiada oraz mamy możliwość wskazania terminów ważności danego dokumentu.

Dodatkowymi zakładkami definiującymi powiązania pracownika w systemie zadaniowym są zakładki dotyczące realizowanych zadań oraz historia pracy pracownika w tych zadaniach.

W przypisanych zleceniach pracy wyświetlamy listę zleceń, do których pracownik jest przypisany jako odpowiedzialna osoba. Zlecenia można przeglądać w tej zakładce oraz przejść/wykonać standardowe operacje z menu kontekstowego zlecenia.

Zakładka historia pracy pokazuje listę wszystkich raportów zmiany stanu zlecenia pracy, w których dany pracownik został wskazany jako osoba uczestnicząca w realizacji (zespół/brygada). Ten widok wskazuje wszystkie zlecenia, w których dany pracownik pracował. Pracownik NIE MUSI być przypisany do danego zlecenia, aby pojawił się w tej liście.

Rejestracje oraz sama wyliczona obecność jest wyświetlana w zakładce Kalendarz. W widoku dziennym/tygodniowym/miesięcznym wyświetlane są wszystkie zarejestrowane zdarzenia. Możemy za pomocą filtru wyświetlać dane tylko wybranego pracownika.

System umożliwia również wyliczenie czasu obecności na podstawie rejestracji. Wywołując akcję Oblicz otwieramy okno, w którym możemy określić zakres dat oraz przeliczyć obecność.

System dla wybranych dat USUWA aktualnie zapisane obecności wszystkich pracowników oraz na podstawie rejestracji na nowo wylicza obecność pracowników. W logu wyników pojawiają się szczegółowe informacje o wyliczeniach.

Po przeliczeniu obecności są zapisywane w systemie i zastępują wcześniej utworzone.

Słownik ról pracowników pozwala na zdefiniowanie ról, które mogą być przypisywane do pracowników. Rola pracownika pozwala na określenie, jakie umiejętności posiada dany pracownik w systemie. Rolami mogą być zespoły techniczne np. mechanicy, elektrycy, pracownicy biurowi, ale również role zarządzające np. kierownicy zespołów, kierownicy działów, dyrektorzy. Za pomocą takiej kategoryzacji mamy możliwość grupowania i zarządzania harmonogramem pracowników.

Po wybraniu akcji słownika wyświetla się lista wszystkich zdefiniowanych ról w systemie. Możemy dodać nową rolę, edytować istniejącą lub ją usunąć. Za pomocą przycisku Dodaj dodajemy nową rolę.

Dodanie/edycja roli pozwala na wprowadzenie kluczowych informacji dotyczących roli pracownika.

Dane wprowadzane w edytorze to:

Słownik zespołów pozwala na przypisanie pracowników do innej kategorii grupującej. Często, aby zapewnić obłożenie procesu technologicznego w wykwalifikowanych pracowników, tworzymy zespoły składające się z pracowników różnych ról. Zespoły mogą być zespołami technicznymi, zespołami zarządzającymi, zespołami projektowymi, zespołami brygadowymi itp. Dla przykładu zespołem jest również obłożenie dyspozytorni oraz procesu technologicznego w odpowiednią liczbę pracowników o określonych rolach np. 2x dyspozytor, 1x elektryk, 1x mechanik. Za pomocą zespołów możemy utworzyć taką grupę osób, która następnie jest wizualizowana w harmonogramie oraz bilansie obłożenia miesiąca.

Przejście do słownika zespołów pozwala na przeglądanie i zarządzanie zespołami pracowników. Widok ten pozwala na dodanie nowego zespołu, edycję istniejącego lub usunięcie zespołu.

Dodając/edytując zespół, mamy możliwość wprowadzenia kluczowych informacji o nim.

Dane możliwe do wprowadzenia:

Okresy pracy to główne miejsce, w którym definiujemy typy możliwych prac wykonywanych przez pracowników i ich przydział godzinowy. Zwykle są to okresy np. 12 godzinowe dla pracowników pracujących w trybach zmianowych, ale też zwykłe okresy dla pracowników biurowych. Okresy pracy definiują, jakie godziny pracy są dostępne dla pracowników oraz jakie właściwości posiada dane okres. Okresy pracy są wykorzystywane w harmonogramie do określenia, kto i kiedy pracuje oraz do wyliczania bilansu czasu pracy.

Po wejściu do słownika okresów pracy mamy możliwość przeglądania i zarządzania okresami pracy. Widok ten pozwala na dodanie nowego okresu pracy, edycję istniejącego lub usunięcie okresu pracy.

Edytor okresu pracy pozwala na wprowadzenie kluczowych informacji o okresie pracy.

Możliwe do wprowadzenia dane i ich znaczenie:

W systemie może istnieć duża grupa użytkowników/pracowników. Tylko niektórzy z nich mogą być uwzględniani w bilansie czasu pracy. W zależności od tego, jakie role pracowników są przypisane do okresu pracy, system uwzględnia ich w bilansie czasu pracy. Możemy określić, że np. pracownicy biurowi nie są uwzględniani w bilansie czasu pracy, ale pracownicy zmianowi już tak. Definiujemy to we właściwościach pracownika w opcjach dodatkowych. Tylko pracownicy z zaznaczoną flagą będą widoczni w liście harmonogramów.

Po zdefiniowaniu wszystkich danych słownikowych mamy możliwość pracy nad harmonogramem dla poszczególnych miesięcy. Harmonogram zawsze definiowany jest dla określonego miesiąca. Po wybraniu w selektorze kalendarza dowolny miesiąc system sprawdza, czy istnieje już zdefiniowany harmonogram. Jeśli nie wyświetla odpowiedni komunikat. Użytkownik może utworzyć nowy harmonogram dla danego miesiąca. Po wybraniu miesiąca i akcji Dodaj system wyświetla okno, w którym definiujemy harmonogram dla danego miesiąca.

Za pomocą formularza określamy miesiąc, dodajemy ewentualny opis oraz określamy liczbę godzin pracujących w danym miesiącu.

Wszystkie dni zostają wpisane w dodatkową zakładkę. Podczas tworzenia lista jest nieaktywna, bo system samodzielnie na początku zdefiniuje wszystkie dni danego miesiąca

Po zapisaniu nowego harmonogramu lub wybraniu miesiąca z już zdefiniowanym harmonogramem system ładuje konfigurację i wyświetla wszystkie informacje w widoku zbiorczym. Widok przedstawia listę wszystkich pracowników z określeniem przydziału do zespołu, roli oraz informacje o przydziale dla poszczególnych dni. Dodatkowo zaznaczone są wszystkie dni wolne/świąteczne za pomocą odpowiedniego koloru tła.

Dla każdego pracownika dostępne jest menu kontekstowe, które pozwala na wykonanie czynności specyficznych dla pracownika, (a nie poszczególnego dnia harmonogramu).

Dostępne akcje:

Przydział poszczególnych pracowników do harmonogramu w wybranych dniach realizowane jest poprzez proces składający się z dwóch etapów. Po pierwsze zaznaczamy pracowników, którzy nas interesują i na których chcemy wykonać operacje przypisania do harmonogramu. Tło zaznaczenia zmieni na jasno-żółty kolor.

Następnie klikamy lewym klawiszem myszy na wybranym dniu, w którym chcemy przypisać pracowników. System wyświetla menu kontekstowe, które pozwala na wykonanie operacji przypisania do harmonogramu. Operacja wykonywana jest dla wszystkich zaznaczonych pracowników. Po wykonaniu operacji zaznaczenie nie jest czyszczone, co pozwala na szybkie przypisanie do kolejnych dni.

Dostępne operacje:

Po wykonaniu operacji system automatycznie wyświetla wszystkie informacja w tabeli oraz aktualizuje podsumowania rzędów i kolumn pozwalające na sprawdzenie poprawności przypisania pracowników.

Możemy tak opracowany harmonogram wydrukować w formie raportu PDF. Wybieramy z menu narzędziowego opcję wydruku raportu. System generuje raport z kolorowanym tłem oraz wszystkimi informacjami dostępnymi w liście.

Takie operacje możemy wykonać dla każdego miesiąca. Po zarchiwizowaniu danego miesiąca nie ma możliwości zmiany harmonogramu. System wyświetli odpowiedni komunikat.

W przypadku zdefiniowania harmonogramu dla danego miesiąca system automatycznie wylicza bilans czasu pracy dla wszystkich pracowników. Bilans czasu pracy to suma czasu pracy w danym miesiącu. System wylicza czas pracy na podstawie zdefiniowanych okresów pracy w harmonogramie. Bilans czasu pracy jest wyświetlany w zakładce Podsumowanie.

To porównanie jest istotne zwłaszcza dla zakładów pracy, które wymagają określonego obłożenia zmiany w pracowników o odpowiednich kompetencjach. Ten widok wyświetla wszystkie role i zespoły pracowników w systemie oraz ich obłożenie w danym miesiącu.

Liczby w każdym dniu określają liczbę osób, które zostały przypisane z danego zespołu i danej roli do pracy w danym dniu. W taki sposób łatwo można zweryfikować czy posiadamy pełne obłożenie w danym dniu.

Za pomocą dostępnych filtrów możemy zmieniać widok i prezentowane dane. Za pomocą opcji Oznacz jako puste możemy oznaczyć jako puste wszystkie dni, które nie mają przypisanych pracowników co ułatwia wyszukanie i diagnostykę.

Po kliknięciu na wybrany dzień mamy możliwość dostępu do menu kontekstowego, które pozwala na wykonanie operacji na wybranym dniu. Dostępny jest widok szczegółów, który wyświetla informację o konkretnych pracownikach przypisanych do danego dnia z wybranej roli. Ułatwia to szybkie sprawdzenie kto w danym dniu jest przypisany i czy możemy w jakiś sposób zareagować na braki.