Wyposażenie - Zarządzanie/Najem/Wypożyczenia
Wstęp
Moduł wyposażenia w zależności od konfiguracji pozwala na zarządzanie wyposażeniem dla wewnętrznych potrzeb przedsiębiorstwa lub zarządzanie i rozliczanie najmu w ramach pracy przedsiębiorstwa oraz współuczestniczących w inwestycji podwykonawców. System pozwala na realizowanie dwóch opcji najmu:
-
Rental of small devices from a supplier - carried out in the form of agreements with companies leasing small devices. The system allows for tracking deliveries, returns, financial settlements and monitoring the condition of devices during the rental.
-
Internal rental of small devices - implemented in the form of internal agreements between employees/subcontractors. The system allows for tracking internal rental, transferring devices between employees, financial settlements and monitoring the condition of devices during the rental.
Actions related to this area are available in the main menu in the 'Equipment' section. Available actions:
-
Equipment - list of minor devices and their operations
-
Dashboard - visualization dashboard
-
Supplies - list of leases against the supplier
-
Leases - list of internal leases (employees, subcontractors)
-
Settlement - lease settlements for individual suppliers

Widoczność poszczególnych elementów menu zależy od wybranej opcji pracy. Dla zarządzania wewnętrznego wyposażeniem dostępny jest tylko pierwszy element Wyposażenie .
|
Urządzenia drobne/Wyposażenie
Po wybraniu akcji 'Wyposażenie' użytkownikowi przedstawiany jest widok wszystkich urządzeń drobnych/wyposażenia, które są wykorzystywane w zakładzie.

W dodatkowej zakładce mamy przedstawiany widok kalendarza, w którym wyświetlane są wszystkie terminy i wykonania poszczególnych czynności np. wykonanie legalizacji, wykonanie wzorcowania pochodzące z historii zdarzeń oraz terminy następnych badań tego typu.

W górnej części widoku znajdują się zakładki i przyciski/panele edycyjna

-
Lista, Kalendarz - wyświetlanie danych w odpowiednim widoku prezentacji
-
Szukaj - szukanie wyposażenia po podstawowych, tekstowych, kryteriach
-
Automatyzacja - dostęp do automatyzacji modułu - zdarzeń i automatów
-
Dodaj/filtruj - dodanie nowego wyposażenia/filtrowanie widoku
-
Menu kontekstowe - menu kontekstowe

W menu kontekstowym mamy możliwość dostępu do konfiguracji i dodatkowych opcji modułu. W bocznym panelu znajduje się filtr szczegółowy. Po kliknięciu na nagłówek możemy pokazać/ukryć filtr. Filtr pozwala na szczegółowe filtrowanie danych.

Każde z urządzeń posiada swój własny widok szczegółowy. Po wybraniu ikonki Lupa
przechodzimy do widoku szczegółowego.

W górnej części, jeśli zostały zdefiniowane, wyświetlane są dostępne stany urządzenia. Następnie główne informacje o wyposażeniu z informacjami o szczegółach i terminach poszczególnych badań. Następnie zakładki ze szczegółami poszczególnych informacji.
Użytkownik i administrator mają możliwość określenia widoczności zakładek i ich kolejności. |
The view has additional filters and searches that allow it to display, among other things, historical devices, i.e., those that were available as rental devices inside the organization, but have already been given to the leasing company. This approach allows all devices to be shown in a historical context.
Dodanie wyposażenia
Za pomocą przycisku +
mamy możliwość dodania nowego zasobu i określenia jego parametrów. Aby zasób pojawił się w liście wyposażenia konieczne jest zaznaczenie opcji Jest wyposażeniem
. Tylko wtedy zasób będzie dostępny w widoku wyposażenia.
Zawsze istnieje możliwość zmiany kategorii zasobu bezpośrednio z widoku zasobów. Każdy zasób może być wyposażeniem. |
Podstawowe informacje dotyczące wyposażenia dotyczą wskazanie osób i przedsiębiorstw odpowiedzialnych za dane wyposażenie i czynności z nim związane.

Za pomocą dodatkowych danych możemy wprowadzić informacje szczegółowe dotyczące terminów i dokumentów poszczególnych czynności tj. badań wewnętrznych, legalizacji oraz wzorcowania

Dane te są automatycznie uzupełniane po wprowadzeniu nowych danych w zapisie historii. |
Stany wyposażenia
System pozwala na śledzenie stanów urządzeń drobnych w trakcie najmu. Stan urządzenia może być zdefiniowany w menu kontekstowym modułu. Po wybraniu akcji Konfiguraja - Stany
wyświetlana jest lista stanów wyposażenia. Można dodać nowe stany, edytować istniejące oraz usuwać niepotrzebne.

Definicja stanu pozwala na określenie jego nazwy, opisu, ikony, określi dozwolone przejścia. Za pomocą zakładki Wizualne
mamy możliwość określenia koloru tła danego stanu. Zakładka Bezpieczeństwo
pozwala na określenie uprawnień do zmiany na podany stan.

Stany po ich zdefiniowaniu, możemy użyć w widoku wyposażenia. Menu kontekstowe urządzenia pozwala na zmianę stanu urządzenia. Po wybraniu akcji Zmień stan
wyświetlana jest lista dostępnych stanów. Po wybraniu stanu i zatwierdzeniu system zmienia stan urządzenia.

Historia wyposażenia
Historia wyposażenia to dodatkowe możliwości pozwalające na lokalną realizację zapisów historii przeglądów, kalibracji i legalizacji. Uproszczony sposób pozwala na zapis informacji o zrealizowanych czynnościach bezpośrednio w module, bez konieczności wdrażania integracji z modułem Inspekcji. Ułatwia to prowadzenie historii dla przypadków, które nie wymagają zaawansowanych możliwości modułu inspekcyjnego.
Widok szczegółów wyposażenia posiada zakładkę Historia
, która identyfikuje wszystkie takie wpisy. Po wybraniu przycisku Dodaj
przechodzimy do formularza wprowadzania danych dotyczących historii.

Za pomocą formularza określamy akcję - notatka, operacja legalizacji, operacja kalibracji lub przedłużenie ważności. Możemy wypełnić dodatkowe pola, które będą zapisane w historii oraz zaktualizują główne pola wyposażania. W zależności od typu wpisu tj. notatka lub dane badań interfejs wyświetla dodatkowe pola dotyczące tych informacji.


Możemy za pomocą tych operacji również dodać załączniki np. certyfikaty badań lub informacje dodatkowe.

Uprawnienia dostępu do rekordów
Moduł wyposażenia posiada dodatkową funkcjonalność, tożsamą z uprawnieniami dla modułu zdarzeń serwisowych, która pozwala na określenie widoczności rekordów wyposażenia w zależności od nadanych uprawnień. Okno dialogowe dostępne jest w widoku wyposażenia w menu kontekstowym.

Za pomocą tego okna mamy możliwość włączenia aktywności tych ograniczeń oraz wyboru osób, które trafiają do trzech grup:
-
Administratorzy - widzą wszystkie zapisy
-
Widzę swoje i swojego wydziału - widoczność wyposażenia przypisanego do mnie i do pracowników mojego wydziału
-
Widzę tylko swoje - widoczność wyposażenia przypisanego do mnie

Widoczność bazuje na przypisaniu danego wyposażenia do pracownika w polach Właściciel oraz Posiadacz. Na podstawie tych pól określany jest dostęp i widoczność rekordów. |
Rejestracja użytkowników
Każda konfiguracja modułu pozwala na określenie wypożyczeń względem użytkowników systemu. Pozwala to na zdefiniowanie właściciela stałego urządzenia - określanego w polach wyposażenia, ale równocześnie też wskazanie tymczasowego użytkownika danego zasobu.
Dane i historia wypożyczeń widoczna jest w dodatkowej zakładce w szczegółach wyposażenia tj. Najmy wg. użytkowników
- lista najmów rozliczana wewnętrznie - wszystkie najmy pracowników/podwykonawców w trakcie aktywnych najmów dostawcy

Using the "Rent" button we can rent a device directly from this view.

We provide basic information about the tenant, the expected return date. After completing the form, the lease is activated.
W przypadku, gdy włączona jest funkcjonalność rozliczeń najmów w trakcie wypożyczania wewnętrznego, możemy również wskazać zlecenie pracy i konto kosztowe dla danego wypożyczenia, które ułatwią śledzenie kosztów i rozliczanie względem kont kosztowych lub określonych zleceń pracy. |
Rentals/Leases
Po włączeniu funkcjonalności rozliczeń najmów pojawiają się dodatkowe opcje i funkcjonalności. |
The scope of supervision and settlement of minor equipment rentals allows you to carry out supervision and execution of all functions related to the monitoring of equipment rentals among employees/subcontractors and manage the settlement of rentals executed at suppliers.
W systemie, dla obszarów najmów urządzeń drobnych, wprowadzono podział rozliczeń finansowych na dwa obszary. Pierwszym obszarem są rozliczenia najmu danego urządzenia względem dostawcy (firmy dzierżawiącej). Pozwala to na śledzenie kosztów i rozliczanie najmu dla każdego dostawcy z osobna w okresach miesięcznych. Rozliczanie zaczyna się zamówieniem/dostawą urządzeń od dostawcy a kończy zwrotem urządzeń do niego. Drugim obszarem jest rozliczenie najmu względem pracowników/wydziałów/podwykonawców (wewnętrzny). Zwykle pierwszy najem wewnętrzny rozpoczyna się z momentem przyjęcia dostawy urządzeń od dostawcy. Pracownicy mogą wewnętrznie przekazywać urządzenia między sobą, więc dla jednego najmu zewnętrznego może należeć wiele najmów wewnętrznych (pracowników).
Dashboard
The dashboard for the minor equipment rental area presents overview information on leases in progress and billing information.

Information presented:
-
Statystyki - informacje dotyczące aktywnych namów, zamówień, dostaw
-
Pie charts of statistics of active equipment leases against supplier and against equipment category
-
Charts and billing indicators - information on costs and billing against individual suppliers
Rozliczenia najmów
Rozliczenia pozwalają na przegląd, analizę i wizualizację najmów względem kilku kryteriów:
-
Rentals by supplier - a list of rentals of a particular small appliance billed to the supplier - all rentals (including historical ones) related to that appliance
-
Settlements by supplier - settlements of leases (costs) against the supplier on a monthly basis
-
Settlements by user - rental settlements (costs) against employee/subcontractor on a monthly basis
Dodatkowo istnieje ww. najem względem użytkowników, który dodatkowo uzupełnia ten widok. |
The interface for managing the view of minor equipment rental billing data against internal users (employees, subcontractors) allows you to display information on active internal rental billing. When an action is selected, a list in the form of a table is presented with information on currently ongoing internal leases.

Poprzez filtrowanie możemy wyszukać najmy konkretnych urządzeń oraz wyświetlić historyczne najmy (tj. takie, które już się zakończyły). Wybierając dowolny rekord, przechodzimy do widoku szczegółów takiego najmu.
Widok szczegółów podzielony jest na dwie części. W górnej znajdują się informacje szczegółowe dotyczące danego najmu. Informacje te dotyczą samej informacji o najmie, urządzeniu, numerze seryjnym, datach rozpoczęcia i zakończenia zwrotu oraz przypisanego centrum kosztów.

At the bottom are lists and tables of data associated with a particular lease. Available views:
-
Details of rental billing to the employee/subcontractor - shows information on rental billing by month, cost and billing days.
Settlements with the supplier
The interface for monitoring leases against a supplier (external) allows you to monitor all active (and historical) leases executed with a supplier. Selecting this action presents a list of all active leases.

By filtering, we can also show historical leases, i.e. those that have already ended. After selecting a specific lease, we go to the details view.
The details view is divided into two parts. In the upper one, you will find details about the device in question, its supplier, start and end dates of the lease, etc.

In the lower part there is additional information and grouping of other data. In this view, we present a list of rental billing for a particular device on a monthly basis. The list will contain detailed information about the billing period, dates, calculation of calendar/billing days and related costs.
Settlement
The action takes the user to the view of the billing interface for supplier companies. Allows you to generate and view detailed financial settlements.
System w trakcie rozpoczęcia najmu względem dostawcy oraz najmów wewnętrznych zapisuje jedynie informacje czasowe - rozpoczęcie/zakończenie najmu. Rozliczenia z firmami zajmującymi się wynajmem komercyjnym realizowane są w okresach miesięcznych. System pozwala na rozliczenie najmów w takich okresach.
The following data are taken into account for calculating the rental period:
-
Lease start and end dates - derived directly from lease times
-
Wstrzymania dzierżawy - definiowane w danych słownikowych systemu pozwalają zmniejszyć lub wyłączyć naliczanie najmu w okresach (również okresy powtarzające się) np. przerwy w naliczaniu w soboty/niedziele, lub święta
-
Equipment failures - service requests, the type of which has been determined to withhold rental accrual - during their duration, i.e. from the time of the request until the resolution of the respective request
By default, after selecting such an action, the system takes the user to a list of all available billing. The list allows filtering by supplier, time and other parameters.

Dane w sposób syntetyczny przedstawiane są również za pomocą panelu dashboardu, w którym znajdują się wykresy przedstawiające dane w sposób analityczny. |
Po wybraniu szczegółów dowolnego rozliczenia przechodzimy do widoku dodatkowych informacji wybranego rozliczenia. W górnej części widoku przedstawiamy informacje dotyczące dostawcy, data rozpoczęcia i zakończenia, liczby dni kalendarzowych w danym okresie, daty wykonania rozliczenia oraz osoby wykonującej rozliczenie, oraz sum wyliczeń kosztów najmu względem dostawcy, oraz użytkowników.

The lower part contains information on the billing of individual equipment of a given supplier during the selected time period. The information presented there will indicate the number of calendar days of rental, the number of actual days (after taking into account all withholdings/corrections) and the cost of rentals for the month.
Settlement of leases
Aby rozliczyć (lub rozliczyć ponownie) najem należy wybrać w widoku listy rozliczeń przycisk (+). W oknie definicji należy wskazać firmę zajmującą się wynajmem, dla której rozliczamy najmy oraz okres (miesiąc-rok), dla którego chcemy przeprowadzić rozliczenie. Po zatwierdzeniu system rozliczy dany okres i udostępni dane w formie widoku szczegółowego.
Rozliczenie aktualnie trwającego miesiąca można wykonać w dowolnym momencie. System rozliczając dany miesiąc, przyjmie aktualny stan najmów na dzień rozliczenia. Jeśli jakieś najmy są aktywne, to rozliczając dany miesiąc np. w połowie, system wyliczy tak, jakby te najmy miały być aktywne przez cały miesiąc. Dopiero po zamknięciu danego miesiąca można przeliczyć dane ponownie. |
The system allows re-billing of months - this data will replace the previous billing |